內審,也稱為第一方審核,由組織自己或以組織的名義進行,審核的對象是組織自己的管理體系,驗證組織的管理體系是否持續的滿足規定的要求并且正在運行。它為有效的管理評審和糾正、預防措施提供信息,其目的是證實組織的管理體系運行是否有效,可作為組織自我合格聲明的基礎。是對所策劃的體系、過程及其運行的符合性、適宜性和有效性進行系統的、定期的審核,保證管理體系的自我完善和持續改進的過程。
年度內審策劃
按照內審程序規定,制定年度審核計劃,確定內審的實施月份。內審應覆蓋質量管理體系所有過程、部門和場所,每年至少一次。
如下特殊情況時可增加內審頻次:
a) 當合同要求或客戶需要評價質量管理體系時;
b) 當機構和職能有所重大變更時;
c) 發現嚴重不合格而需要審查時;
d) 第三方審核認證或監督審核前;
e) 最高管理者提出要求時。
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成立內審小組
根據內審活動目的、范圍、部門、過程及日程安排,最高管理者授權成立內審小組。
內審人員資格條件:
a) 內審人員應是所在部門負責人或主要骨干;
b) 內審人員應通過質量管理體系內審課程培訓并考試合格;
合格內審員應有符合內審員資格的相關說明文件。
內審組長職責:
a) 協商并制定審核活動計劃,準備工作文件,布置審核組成員工作;
b) 主持審核會議,控制現場審核實施,使審核按計劃和要求進行;
c) 確認內審員審核發現的不合格項報告。
內審員職責:
a) 根據審核要求編制檢查表(通常是體系部門制作);
b) 按審核計劃完成審核任務;
c) 將審核發現形成書面資料,編制不合格項報告;
d) 協助受審核方制定糾正措施,并實施跟蹤審核。
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編制內審實施計劃
按照年度內審計劃安排的月份,編制內審日程計劃,在編制內審實施計劃時,編制人應與各內審員及被審核部門負責人確認時間的安排是否合理,如有問題,及時調整計劃。
審核實施計劃應包括以下內容:
a) 內審的目的、范圍、起止日期;
b) 依據的文件;
c) 本次審核的主要內容和時間安排;
d) 內審員分工。
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編制內審檢查表
審核前內審員應根據分工編制檢查表,檢查表要求:
a) 應突出審核區域的主要職能,選擇典型關鍵的質量問題應覆蓋質量管理方面的全部職能,包括本公司客戶的一些特殊要求;
b) 使用一段時間后形成相對穩定內容,作為標準檢查表,為以后內審提供參考
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通知內審
內審前至少提前一周通知受審部門,內審實施計劃應得到受審核部門負責人的確認。
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首次會議
現場審核前應召開首次會議,由審核組全員和受審部門負責人及有關人員參加,會議由內審組長主持,與會人員應簽到,會議時間以不超過半小時為宜。
首次會議召開的主要內容:
a) 向受審核部門介紹審核組成員分工;
b) 聲明審核范圍、目的和依據;
c) 簡要介紹實施審核所采用的方法和程序;
d) 在審核組和受審核部門之間建立聯系;
e) 宣讀審核計劃,澄清審核計劃中不明確的內容。
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現場審核
現場審核是使用抽樣檢查的方法尋找客觀證據的過程。在這個過程中,審核員的個人素 質和審核策略、技巧可以得到充分的發揮。一個稱職的審核員會在輕松自如并使受審核方口服心服的情況下,完成審核任務。
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末次會議
現場審核結束后應召開末次會議,內審組長主持,審核組全員和受審核部門相關人員參加并簽到。
末次會議的主要內容:
a) 重申審核范圍、目的和依據;
b) 審核說明;
c) 宣讀不合格項報告;
d) 提出糾正措施要求;
e) 宣讀審核意見,說明審核報告發布時間、方式及其它后續要求;
f) 審核總結。
末次會議應有記錄,并保存。
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內審報告
末次會議結束一周左右,內審組長應對本次審核的不合格報告進行匯總、分析,制訂《不合格項分布表》,并最高管理者提交《內部審核報告》。
不合格項報告作為附件,分發給各相關部門。
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跟蹤審核
審核組應對糾正預防措施情況進行跟蹤,驗證,并及時向最高管理者反映跟蹤、驗證狀況。并在緊接著的下一次審核時 ,對實施的實施情況及效果進行復查評價,寫入報告,實現審核閉環管理以推動連續的質量改進。在任何組織中從審核得到的真正益處最終來自“自身”的審核。
內審過程中產生的記錄應予以保存。